Hãy ghi chép cho phiên bản đần độn nhất của chính mình đọc.
Có lúc, tôi ngờ nghệch vì chẳng hiểu gì trên lớp cả (các môn vi tích phân, trí tuệ nhân tạo, cấu trúc dữ liệu và giải thuật), tôi thích về nhà và lật sách tham khảo ra xem. Và sách tham khảo thực sự đã giúp tôi rất nhiều lần. Không phải vì quyển sách tham khảo giỏi hơn giảng viên tôi, mà là vì người viết sách overthink nhiều hơn cả tôi.
Khi ngồi họp, tham dự thảo luận hay đọc sách, tôi luôn ám ảnh với việc ghi chép sao cho đến cả phiên bản đần độn nhất của mình đọc vào cũng hiểu. “Đần độn” là khi bản thân vẫn đang mê ngủ sau một giấc dài, lúc hối hả bật cả chục tab trên trình duyệt vì trễ deadline, hay khi tin thần rối bời bởi những sự cố không may trong đời sống. Làm thế để khi thực sự cần xem lại cho một công việc khác quan trọng không kém, tôi có thể ngay lập tức nắm được nội dung tổng quan trước tiên, rồi sau đó là các điểm và câu hỏi quan trọng cần lưu ý. Lỡ gấp quá mà không có thời gian đọc hết, tôi chỉ cần đọc mấy trang, mấy đoạn văn, mấy dòng đầu tiên, vì tôi biết chắc là mình đã và sẽ luôn ghi những nội dung bao quát nhất trên đầu. Đến những lúc như vậy, bạn sẽ thầm cảm ơn chính mình trước đó đã dày công ghi chép thật kỹ lưỡng.
Khi phải làm việc với nhiều người với thời gian biểu, đặc thù công việc, khả năng tập trung và trình độ công nghệ khác nhau, thói quen này được tôi mở rộng ra thành nguyên tắc về việc trình bày thông tin một cách rõ ràng, cô đọng, thân thiện với mọi người dùng. Và chính nguyên tắc này là yếu tố sống còn đối với đóng góp của tôi vào công việc chung. Chưa cần biết nội dung họp là gì, một đường liên kết với văn bản hiển thị quá mơ hồ (“Buổi họp thứ Hai”, “Link họp”) hay một tin nhắn thông báo quá khách sáo nhưng chẳng ghim được ấn tượng gì vào đầu người đọc (“Xin chào các anh chị và các bạn, tối ngày mai mình họp nha”) đã khiến buổi họp thất bại ngay từ ban đầu.
Thông tin về thời gian, cách thức, mục đích, người tham gia, nội dung tóm lược giúp để lại ấn tượng sâu trong đầu mọi người để họ không lơ đễnh mà quên mất hay trễ hẹn.
Thông điệp truyền đạt và phân công rõ ràng khiến mọi người hiểu được vị trí, trách nhiệm của họ và tránh được tâm thế “chắc nó chừa mình ra”.
Những chỉ dẫn và tài liệu đính kèm được sắp xếp gọn gàng, nhất quán giúp tiết kiệm thời gian của người khác khi không phải chuyển qua chuyển lại giữa các cửa sổ làm việc để tìm cái mình cần tìm.
Tôi cực kỳ ghét cảm giác kiệt sức chết trân sau 2 tiếng ngồi họp trước máy tính, và tôi cũng cảm nhận được điều đó với những người tôi họp cùng, nên tôi sẽ luôn tìm cách chuyển những thứ không cần thiết phải trao đổi trực tiếp lên tài liệu chuẩn bị.
Dĩ nhiên, việc ngồi nghĩ, phác thảo, thử nghiệm, tìm ra một bộ quy tắc chung để chuẩn hóa các hình thức trình bày những thông tin quan trọng cho mục đích cá nhân và giao tiếp với đồng nghiệp tốn rất nhiều thời gian và công sức. Điều ấy càng khó khi bạn là một người luôn trì hoãn vì ôm khư khư lối nghĩ rằng mình sẽ chẳng bao giờ đạt được sự hoàn hảo viên mãn cả. Nhưng đó cũng là nơi mà sự khác biệt về hiệu quả công việc diễn ra. Nó không đem đến một bí kíp nào để bạn khôn ngoan hơn triết gia X hay giàu có hơn tỷ phú Y cả. Thay vào đó, bạn sẽ đỡ phải tốn công sức vào những công việc đơn điệu, vô bổ vốn là cái mà sự tự động hóa đang lăm le nhảy vào.
Đây không phải là lời kêu gọi dẹp bỏ sắc màu đa dạng của nghệ thuật, của những khoảnh khắc đầu óc dạo chơi trên mây, của những nét vẽ nguệch ngoạc khi chán đời, hay của lối viết sáng tạo đánh lừa tâm trí người đọc. Thực chất, việc soạn thảo và định dạng tài liệu làm việc – học tập hằng ngày một cách đơn điệu, nghiêm khắc đang giúp ta có thêm nhiều thời gian và hơi sức để tận hưởng khoảnh khắc, những hoạt động mà ta cần phải màu mè. Đó là khi ta nghỉ ngơi; khi ta ca hát, nhảy múa, chơi nhạc và vẽ vời; khi ta thả cho tâm trí dạo chơi trong tưởng tượng… không vì mục đích gì cả, và cả nghìn thứ khác trong đời (đời bạn không chỉ có mỗi đi làm). Sáng tạo chỉ có thể nở hoa rực rỡ khi bạn đã dọn gọn những vướng bận về thông tin với sự đơn giản và tỉ mỉ của một vị thầy kinh viện.
Tôi là kiểu người mà bạn chơi quen có thể tiện miệng gọi là woke. Nhưng để còn đủ tỉnh táo mà woke trong một thế giới đầy biến động, đứt gãy, và trước cơn bão thối não gây ra bởi sự tiêu thụ thừa mứa nội dung trên mạng xã hội, tôi phải rất bảo thủ trong cách mình tiếp cận, xử lý, lưu trữ và sắp xếp thông tin. Chính sự bảo thủ đó đem đến cho tôi đặc quyền được màu mè lúc cần thiết.
Nếu bạn muốn trao đổi gì đó về việc ghi chép và sắp xếp, xử lý thông tin một cách hiệu quả, dù là cho việc học, công việc, hay những dự án cá nhân, hãy nhắn trực tiếp cho tôi nhé. Tôi vẫn cũng là người đang học mà thôi.
Nếu muốn ủng hộ đôi chút cho người viết, bạn đọc có thể ủng hộ thông qua QR chuyển khoản dưới đây. 15.000 chỉ là một khoản tiền cà phê vặt nhưng đồng thời cũng có thể là một lời khích lệ có ý nghĩa.
